Как да подготвите вашата фирма за финансов одит?

Финансовият одит може да изглежда като сложен и стресиращ процес, но всъщност е една от най-важните проверки за състоянието на вашата фирма. Одитът осигурява ясна представа за финансовото състояние на бизнеса и гарантира, че всички финансови данни са коректни и надеждни.

В тази статия ще ви обясним какво представлява финансовият одит и защо е от съществено значение за вашия бизнес. Освен това, ще ви предложим конкретни и лесни стъпки за подготовка, така че да преминете през процеса безпроблемно и ефективно. Така че, до края на статията думата “одит” вече няма да ви звучи толкова страшно.

Какво е финансов одит?

Финансовият одит е процес на проверка на финансовите отчети на една фирма, извършван от независим одитор, за да се установи дали тези отчети са точни и съответстват на приложимите счетоводни стандарти и законови изисквания. Одиторите разглеждат счетоводните книги, документи и системи, за да удостоверят, че финансовите отчети отразяват вярно финансовото състояние на компанията.

Целта на финансовия одит е да се предостави обективна оценка на надеждността и точността на финансовите отчети. В България задължението за финансов одит се регламентира от Закона за счетоводството и Международните стандарти за финансово отчитане (МСФО). Законът изисква задължителен одит за всички предприятия, които отговарят на определени критерии, като например големина, оборот или обществена значимост. Компаниите, които надхвърлят определени прагове за приходи, активи или брой служители, също подлежат на задължителен финансов одит.

Малките и средни предприятия могат да бъдат освободени от задължителен одит, ако не надвишават определени прагове за оборот, активи и брой служители. Въпреки това, много малки и средни предприятия сами избират да извършат одит, за да повишат доверието на своите партньори и инвеститори.

Видове финансови одити

Източник: Freepik

Одитите могат да бъдат вътрешни и външни. Вътрешните одити се извършват от служители на компанията или вътрешни одитори, докато външните одити се извършват от независими одиторски фирми.

Вътрешен финансов одит

Вътрешният финансов одит е процес, при който служители на компанията или външни консултанти извършват проверка на вътрешните контроли, управлението на риска и ефективността на операциите. Този вид одит е насочен към подобряване на вътрешните процеси и гарантиране на съответствие със законовите изисквания и вътрешните политики.

Вътрешните одити обикновено се извършват през определен интервал от време, като честотата им може да варира в зависимост от размера и сложността на организацията, както и от нивото на риск, което компанията е готова да поеме. Вътрешният одитор или екипът по вътрешен одит създава план за одит, който включва конкретни области за проверка, като финанси, операции, съответствие и управление на риска.

Външен финансов одит

От друга страна, външният финансов одит се извършва от независима одиторска фирма и има за цел да предостави обективна оценка на финансовите отчети на компанията. Одиторите извършват детайлна проверка на различни аспекти на финансовото управление на компанията. Те разглеждат основните финансови документи, включително баланса, отчета за приходите и разходите и паричните потоци. Също така оценяват вътрешните контролни системи на компанията, които трябва да предотвратяват и откриват финансови несъответствия и измами.

Одиторите проверяват и дали всички значими сделки и събития са правилно отразени във финансовите отчети и анализират дали информацията предоставя точна и ясна представа за финансовото състояние на фирмата. След завършването на одита, одиторите изготвят одиторски доклад, който включва техните констатации и заключения относно финансовите отчети на компанията.

Външният финансов одит става задължителен в определени ситуации и при спазване на специфични условия, които се различават в зависимост от страната и приложимото законодателство. В България, както и в много други държави от Европейския съюз, задължението за външен одит зависи от размера и вида на компанията. Съгласно Закон за счетоводството (ЗС), външен финансов одит е задължителен за:

• Акционерни дружества и дружества с ограничена отговорност (ООД), когато отговарят на определени критерии, свързани с размера на активите, приходи и брой служители. Например, ако фирмата има активи, които надвишават 1 000 000 лв. или приходи над 2 000 000 лв. на годишна база, тя е задължена да подлага финансовите си отчети на външен одит.

• Публични компании, независимо от размера им, също са задължени да подлежат на външен одит. Това включва компании, които са листвани на фондовата борса или предлагат ценни книжа на обществеността.

• Финансови институции и други специализирани предприятия, като банки и застрахователни компании, са задължени да преминат през външен одит, независимо от техния размер. Тези предприятия са подложени на допълнителни регулаторни изисквания, свързани с тяхната специфична дейност и рискове.

Тези правила са създадени, за да осигурят прозрачност и надеждност на финансовата информация, предоставяна от фирмите.

Подготовка за финансов одит

Източник: Freepik

Подготовката за финансов одит е най-важният етап, и въпреки че звучи като клише - той може да определи успеха на самия одит. Освен това, доброто планиране и организация преди одита не само че ще улесни процеса, но и ще помогне на фирмата да премине през него по-гладко. Ето как можете да се подготвите за финансов одит, за да сте сигурни, че всичко е в ред и готово за преглед.

Първото нещо, което трябва да направите, е да съберете всички необходими документи и отчети. Това включва финансови отчети, счетоводни записи, данъчни декларации и всякакви други финансови документи, които са важни за одита. Проверете дали всички документи са актуални и точни. Например, ако имате инвентарни списъци или отчети за разходи, те трябва да бъдат актуализирани и коректно отразени. Недостатъчната или неточна документация ще доведе до допълнителни запитвания от страна на одиторите и забавяне на процеса.

Следващата стъпка е да извършите вътрешна проверка на вашите счетоводни практики. Целта на тази вътрешна проверка или "вътрешен одит" е да идентифицирате и коригирате евентуални проблеми, преди външният одитор да започне своята работа. Проверете дали всички разходи и приходи са правилно категоризирани и дали всички транзакции са документирани. 

Не забравяйте да подготвите и вашия екип. Важно е служителите, които отговарят за финансовите записи и отчетност, да са информирани за предстоящия одит. Те трябва да са наясно какви документи ще бъдат изисквани и как да отговарят на запитванията на одиторите, за да се избегнат стресът и неразбирателствата по време на самия одит.

Следващия важен етап е да осигурите достъп до необходимата информация за одиторите. Това означава, че те трябва да имат лесен достъп до всичките нужни документи и записи. Създайте система за управление на документите, която да улесни процеса на одит. Например, организиране на документи по категории или използване на софтуер за управление на документи, който да спомогне за бързо намиране на нужната информация.

И не на последно място, прегледайте всички предходни одитни доклади и корекции. Ако вашата компания е преминавала през финансови одити в миналото, прегледайте предишните доклади - всички препоръки и корекции трябва да са изпълнени. Така ще избегнете повторни проблеми и ще покажете на одиторите, че се отнасяте сериозно към процеса на одит и сте направили всичко възможно за да решите предишни проблеми.

Списък с документи, които да подготвите

Когато се подготвяте за финансов одит, важно е да имате подготвени всички необходими документи. Ето основен списък на документите, които трябва да съберете и подготвите:

• Финансови отчети: Включете балансовия отчет, отчети за приходи и разходи, както и отчетите за паричните потоци. Те трябва да са актуални и правилно съставени.

• Фактури: Подгответе както входящи, така и изходящи фактури. Те са доказателства за всички сделки и транзакции, извършени от фирмата.

• Договори: Съберете всички договори с клиенти, доставчици и служители.

• Данъчни декларации

• Банкови извлечения: Подредете извлеченията по месеци. Това помага за по-лесното проследяване на паричните потоци и транзакции.

• Документи за кредити и заеми

• Данни за инвентаризация: Подгответе отчети за инвентаризация на стоки, материали и други активи.

Съвети за успешен одит

1. Подгответе отчетността предварително

Преди самия одит, проверете дали всичките ви документи са на място и добре организирани. Това включва счетоводни записи, фактури, договори и данъчни декларации. Уверете се, че всичко е актуално и няма пропуски.

2. Назначете основен контакт

Изберете един човек от вашия екип, който ще бъде основната връзка с одиторите. Този човек трябва да е запознат със счетоводните записи и да може бързо да отговаря на въпросите на одиторите. Тази практика спестява време и усилия на всички страни.

3. Подгответе се за въпросите на одиторите

Помислете какви въпроси одиторите могат да зададат и се подгответе с отговори. Те често питат за финансовите операции, разходите и приходите на фирмата, както и за вътрешните контролни механизми.

4. Прегледайте предварителните изисквания

Ако одиторите ви изпратят въпросници или списъци с изисквания преди одита, отделете време да ги прегледате. Попълнете и организирайте документите така, че да са лесно достъпни.

5. Бъдете активни по време на одита

Следете как протича одитът и бъдете проактивни в решаването на възникнали въпроси. Ако одиторите поискат допълнителна информация или корекции, реагирайте бързо и предоставяйте нужните данни.

Как NBProfit.bg може да ви помогне

Източник: Freepik

В NBProfit.bg разбираме, че подготовката за финансов одит може да бъде истинско предизвикателство, особено ако нямате предишен опит. Ето защо сме тук, за да ви помогнем за всеки етап от този процес.

Нашите експерти са специализирани в изготвянето на финансови отчети, което гарантира, че всички данни са точни и актуални. Освен това, ние внимателно ще проверим и организираме документацията, за да се уверим, че всичко е на мястото си, когато дойде време за одита. По време на самия одит, ще ви предоставим професионални съвети и подкрепа, за да сте сигурни, че всичко преминава гладко.

Накратко: с наша помощ можете да се концентрирате върху развитието на бизнеса си, докато ние се грижим за всички детайли, свързани с одита.

Често задавани въпроси

Колко време отнема един финансов одит?

Продължителността на одита зависи от размера и сложността на фирмата, но обикновено отнема от няколко седмици до няколко месеца.

Може ли вътрешният одит да замести външния одит?

Не, вътрешният одит е допълнение, а не заместител на външния одит. Външният одит е необходим за предоставяне на независима оценка на финансовите отчети.

Каква е разликата между финансов одит и данъчен одит?

Финансовият одит проверява точността на финансовите отчети, докато данъчният одит се фокусира върху правилното изпълнение на данъчните задължения.