Финансово счетоводство за фирма: дейности, процеси и добри практики

В счетоводната област финансовото счетоводство се дефинира като клон, занимаващ се със събиране, систематизиране и записване на информация за цялостната икономическа дейност на предприятието в определен момент и по време на постоянното му развитие.

Източник: Canva

Много често финансовото счетоводство е определяно като език на бизнеса, защото се основава на правила и норми, които са общоприети в сферата на бизнеса и инвестициите.

Финансовото счетоводство и значението му за бизнес операциите

Финансовото счетоводство може да даде ценна информация за твоя бизнес чрез изготвените финансови отчети. От тях ще добиеш представа за официалното състояние на предприятието.

Финансовите отчети показват промените в собствения капитал, вземанията и задълженията, приходите и разходите и информират за паричните потоци и тяхното движение. Това е важно за бизнеса, тъй като  дава представа за реалната картина, помага за минимизиране на рисковете и за успешното развитие на предприятието.

Без значение дали си собственик на малка фирма или ръководиш по-голяма компания, с финансовото счетоводство като инструмент може да управляваш по-ефективно.

Основни финансови отчети във финансовото счетоводство

За основен механизъм на финансовото счетоводство се считат финансовите отчети. В тях се извършва представяне в структуриран вид на информация за финансовото състояние на дадено дружество, за резултатите от дейността и за паричните му потоци. Отнася се до активите, до наличния собствен капитал, до приходите, паричните потоци и разходите.

Финансовият отчет включва няколко съставни части, които описваме по-долу.

Отчет за приходите и разходите

Това представлява финансов отчет, в който се съпоставят приходите и разходите и се определя какъв е финансовият резултат за дадения период, а именно печалба или загуба. Прави се в едностранна или двустранна форма.

Източник: Canva

Разходите в двустранната форма са посочени според същността си, а именно: за суровини и материали, за персонала, за амортизация, за лихви, разходи за данъци върху печалбата и др.

Посочването на приходите е като приходи от продажби, от лихви, от финансирания, от участия в дъщерни или други предприятия и др.

Приходите и разходите в едностранната форма се представени по тяхната функционална същност. По-важни позиции в тази част са себестойност на продажбите, корпоративен данък, административни разходи и такива за продажба и др.

Попълването на всички позиции се прави въз основа на информацията от съответните счетоводни сметки.

Счетоводството на микропредприятие може да състави съкратен вариант на отчета за приходите и разходите. Препоръчва се да включва поне данни за нетните приходи от продажби, както и другите приходи, разходи за материали и външни услуги, за суровини, персонал, амортизация, данъци, други разходи и финансов резултат в края.

Счетоводен баланс

С този тип отчет се представя текущото състояние на активите и пасивите. Данните за него се съдържат в оборотната ведомост, когато се приключи и корпоративният данък бъде начислен. 

Счетоводният баланс осведомява за това какви активи и пасиви има съответното предприятие, задълженията му и размера на неговия собствен капитал. От информацията, извлечена от активите, а също и от задълженията и собствения капитал, става ясна доходността на бизнеса.

Годишната възвръщаемост на инвестирания капитал най-лесно се проследява с измерване на доходността, след като бъде установена рентабилността на активите и собствения капитал.

Съставянето на счетоводен баланс се основава на информация, отнасяща се за салдата на използваните счетоводни сметки, отнесени към датата на отчета. След като състоянието на активите и пасивите бъде отразено, чрез отчет за баланса става ясно какво притежава всъщност предприятието, дължи ли парични средства, има ли вземания и др.

Отчет за паричните потоци

Нуждата от информация за количеството на паричните потоци се обуславя от  необходимостта да се оцени способността на предприятието за генериране на парични средства и за начините на оползотворяването им. 

Винаги се получава разлика между печалбата и наличните пари. Дори да има печалба, за да не се допусне недостатък на средства за изплащане на появило се задължение, трябва да се прави прогноза за паричните потоци.

В отчета се следят паричните потоци от оперативната, инвестиционната и финансовата дейност. Когато те се познават и се прогнозират правилно, като в същото време се проследяват постоянно и информацията се отчита своевременно, се избягва неудобството от недостиг на налични пари, като същевременно за съответния период е реализирана печалба.

Отчет за собствения капитал

Един от важните финансови отчети е този на собствения капитал на акционерите. С него се извършва отчитане на промени в собствения капитал за определен период от време. 

Общата сума на печалбите или загубите от предходни периоди също е представена, като това не зависи от посочването им в отчета за приходите и разходите.

Счетоводен цикъл и процеси

Счетоводният цикъл представлява период, в който предприятието записва хронологично в съответния дневник всяка транзакция с цел анализ и подготовка на финансова информация. 

В процеса се включват етапите, следвани от настъпването на счетоводното събитие до момента, в който е влязъл в системата, като съответно се отразява в отчетите.

Източник: Canva

Началото на счетоводния цикъл се поставя с идентификацията на счетоводно събитие, например продажба на стоки. Следва генерирането на счетоводния документ, подкрепящ транзакцията и позволяващ количественото й отразяване в счетоводството в парични единици и с дата.

Когато документът - фактура или бележка за доставка - бъде генериран, следва записването на операцията в дневника. После се предприема прехвърляне на всички транзакции в главната книга. Това става в края на цикъла, който най-често започва от януари и завършва през декември. 

След известни корекции счетоводството е приключено и се генерира окончателно финансовия отчет.

Най-добри практики за водене на финансова документация и счетоводство

Доброто счетоводство на твоето предприятие е от ключово значение за успеха му. То гарантира за навременното плащане на всяка сметка, за поддържане нивата на запасите от суровини и материали и за организирано управление на финансите, в частност паричните потоци. Като допълнение, счетоводството информира какво е финансовото състояние, което помага за информираните решения и за правилното разпределение на ресурсите.

Счетоводителят събира, организира и отговаря за съставянето на финансовите документи като фактури, стокови разписки и квитанции, нчисление на заплати и осигуровки, извлечения от сметки и др.

Задача на финансовото счетоводство е изготвянето на финансови отчети за предоставяне на съществена информация за постигнати резултати, за да се улесни разработката на стратегии за спестяване и инвестиции.

Съществуват редица добри практики, свързани с годишното счетоводно приключване, които могат да спестят притеснения и съответно риск за финансово наказание.

Вземания от клиенти и приходи

При просрочени вземания се отчита обезценка. При изтекла давност е по-добре да бъдат отписани, защото се отразяват на сумата на данъчния резултат.

За да бъдат отчетени правилно приходите от продажбите,  се прави преглед на фактури, договори и стокови разписки. Целта е включването в годишния отчет на всички продажби, осъществени през отчетния период, а също и тези, възникнали през него, но фактурирани в следващия.

Осчетоводяване на дълготрайни активи

Описът на дълготрайните активи и правилно отчетените разходи за поддръжка и ремонт помага да се прецени има ли нужда от промяна, от обезценка и други. Промените след проверките ще се отразят на данъчния резултат и съответно на корпоративния данък.

Проверка на материалните запаси

Подготовката на финансовия отчет се предхожда от инвентаризация в края на годината и проверка дали отчетената стойност на материалните запаси е действителна и вярна. 

Счетоводителят проверява покупките и продажбите в края на годината и в началото на следващата.

Задължения на предприятието

Преди годишния отчет е добре да има проверка на всички фактури и други документи, за да не се допуснат неосчетоводени задължения към доставчици. 

Проверяват се и задължения за данъци, дължими суми към персонала и др.

Преглед на разходите

Проверката на отчетените разходи например за наем, ремонт, реклама и др. може да предотврати допускането на грешки. Гарантира се осчетоводяването на всички разходи в настоящата година.

С тези доказани практики могат да се избегнат много неприятности, свързани с глоби и санкции. С помощта на счетоводна програма, включваща различни визуални помощни средства като графики, диаграми и др., се улеснява осчетоводяването и се повишава точността на данните.

Вътрешен контрол за предотвратяване на измами и грешки

Когато е адекватен и ефективен, вътрешният контрол в твоята фирма като непрекъснат процес е гарант за постигане на целите ти при минимизиране на рисковете и подобрена дейност.

Системата за вътрешен контрол включва организационния дизайн, политиките и процедурите, различните практики, както и физическите бариери, необходими за се защитят активите и персонала. Добрият вътрешен контрол помага да се обезпечат извършваните операции за постигане на целите.

Вътрешният контрол включва компоненти като:

• Контролна среда, включваща отношението на мениджмънта;
• Оценка на риска;
• Информационна и комуникативна система;
• Контролни дейности;
• Мониторинг.

Ключов елемент са контролните дейности, защото извършването им е своевременно, за да се създадат необходимите условия за намалено въздействие на рисковете. Желателно е да бъдат приложени контролни дейности като процедури за разрешаване, одобрение и оторизиране. Други дейности са разделянето на отговорностите, системата на двоен подпис, правилата за достъп до активна информация и др.

Въведените процедури за пълното, точно, вярно и навременното осчетоводяване на различните операции също се отнасят към тях. Гарантира се вземането на правилни решения, а разработката на самите процедури е съгласно Закона за счетоводство, сметкоплана на предприятието, приложимите счетоводни стандарти и др.

Източник: Canva

Не по-малко важни са процедурите по документиране на информацията, нейното архивиране и съхраняване.

Последният компонент, мониторингът, се насочва към високорискови области, към които се отнася и финансово-счетоводното документиране. Мониторингът се осъществява от преките ръководители, а дейностите за реализирането му се състоят в прегледи  на финансовите отчети, на счетоводните книги, отложени плащания, съпровождаща сделките документация, документацията на лицензирания софтуер и др.

Ако вътрешният контрол е слаб или липсва, това намалява производителността, процесите се усложняват, сделките се обработват по-дълго и целите и задачите може да не се постигнат.

Нормативно съответствие и изисквания за отчитане във финансовото счетоводство

За разлика от управлението на финансите на даден бизнес, включващо фактори, от които зависи неговото развитие, счетоводството организира документите в зависимост от действащото законодателство. Ако не е съобразено със съществуващите разпоредби, има риск от строги санкции.

Съгласно Закона за счетоводството всяко предприятие, без значение от своя размер, е длъжно да води счетоводство, което да изготвя отчетите за всички приходи и разходи, за паричните потоци и за собствения капитал, както и годишен доклад и различни приложения към него. На тези отчети се основава годишната данъчна декларация и оповестяването на годишните отчети в НСИ и Търговския регистър.

За всички финансови отчети и други документи са предвидени стриктни срокове. 

Законодателството, което счетоводителят трябва да познава включва:

• Закона за счетоводство;
• Законите за корпоративното и подоходното облагане и данъците върху доходите на физическите лица;
• Кодексите на труда и социалното осигуряване;
• Търговския закон и Закона за данъка върху добавената стойност
• Счетоводните стандарти;
• Наредба-18 за регистрация и отчет на продажбите и др.

Предвид риска от глоби и санкции, благодарение на услугите на специалист счетоводител, който познава законите и основните счетоводни принципи, бизнесът ти няма да е изложен на риск.

Финансово прогнозиране и бюджетиране във финансовото счетоводство

Извършвайки дейността си, на всяка фирма се налага да взема решения как да разпредели ресурсите си и финансовото планиране е точно процесът, оказващ помощ за това. 

Всяко планиране може да бъде направено за различни периоди от време и основното му средство е финансовият план. В структурата му влизат компоненти като планиране на обема на продажбите, на паричните потоци и тези на приходите и разходите.

Бюджетирането представлява план сметки за различните постъпления и разходи за предстоящ период. Освен че са правомощия за разходи, бюджетите са и средство за управление. Основните им функции са да регулират, направляват, да осъществяват контрол и да координират, както и да играят мотивираща роля.

Съвкупността от съставените бюджети образуват цялата бюджетна система на предприятието. Разработката им изисква предварително установяване на бюджетния период. Основават се главно на счетоводна система, като изискват и компютърно програмно осигуряване.От специфичен инструмент като финансовото счетоводство има нужда всеки бизнес, ако иска потенциален растеж във времето. Ако търсиш начин да подобриш организацията и контрола върху финансите си, можеш да разчиташ на професионалните счетоводни услуги от надеждна и коректна счетоводна къща.